Книга учета выданных доверенностей образец

Оформление журнала регистрации доверенностей

Книга учета выданных доверенностей образец

Любая организация в своей деятельности прибегает к распределению трудовых обязанностей сотрудников с помощью доверенностей. Документы не требуют обязательного государственного либо нотариального заверения, однако, ответственному бухгалтеру необходимо вести учет документов. О том как правильно оформить журнал регистрации доверенностей, читайте в этой статье.

Что это такое?

Для выдачи материальных ценностей или договоров оформляется доверенность на должностного сотрудника.

В соответствии с документом, работник обязуется лично совершать те действия, которые были доверены руководителем, а также своевременно докладывать о проделанной работе. Таким образом работают многие предприятия в нашей стране.

Доверенность обладает юридической силой и располагает полномочиями, которые передаются на временной основе. Так как любое действие подразумевает ответственность, предприятие должно вести учет выданных документов.

Порядок, срок действия, а также правовые последствия выдачи и отзыва доверенностей описаны в статьях №185-189 ГК РФ. Учет поверенных актов производится кадровым сотрудником или бухгалтером предприятия. Для этого создается специальный журнал формы NNN-2 и M2-a. 

Журнал учета доверенностей — это разработанный и утвержденный организацией документ, в который вносятся сведения о выданных доверенностях, срок действия, продления, а также паспортные данные поверенного сотрудника. Дополнительно, в учете можно указать переданные полномочия сотруднику, а также предполагаемый срок выполнения обязательств.

В наше время, для удобства предприятия допускаются следующие виды журнала учета доверенностей:

Во втором случае программа должна приобретаться с соответствующей лицензией. Для учета бухгалтерских доверенностей требуется обязательное разрешение налоговой.

Страницы рукописного журнала необходимо прошить, пронумеровать, заверить печатью организации и подписью ее руководителя. Титульный лист должен содержать наименование документа, реквизиты предприятия, код ОКПО, а также период, за который будет вестись учет.

Неиспользованные документы также указываются в журнале и хранятся до истечения срока годности. Любые изменения в поверенных актах, их продление или аннулирование вносятся в соответствующую графу документа.

Использованный журнал учета доверенностей должен храниться в архиве предприятия в течение 5 лет.

Обязательно ли вести?

Учет поверенных актов, как и материальных ценностей, договоров и других ценных бумаг должен вестись главным бухгалтером предприятия или его заместителем. В некоторых случаях, письменные полномочия отмечаются в журнале юриста. Так как доверенность — это юридический документ, который подразумевает ответственность, предприятие обязано вести учет документов.

В соответствии с ФЗ-402 «О бухгалтерском учете», доверенность — это оформление права сотрудника выполнять трудовые действия в качестве поверенного лица:

  • принимать материальные ценности (товары, сырье, продукцию);
  • отпускать поставщикам или потребителям;
  • подписывать накладные, договора, счета и другие документы;
  • получать деньги и др.

При этом, обязательным для учета является предоставление поверенного акта под роспись. Независимо от статуса организации, особенно при условии, что факты получения материальных ценностей по доверенности носят массовый характер, при выдаче данных документов необходимо вести журнал учета доверенностей.

Выданные работодателем поверенные акты могут быть унифицированной формы или оформляться в соответствии с требованиями.

Если документы выдаются ежедневно, для систематизации записей, информация о письменных полномочиях вносится в регистрационный журнал.

Реестр может быть типовой формы или специального образца М-3. Такая форма была утверждена Постановлением Госкомстата СССР от 12 декабря 1989.

Скачать образец журнала регистрации доверенностей по ссылке.

На каждой странице отображена таблица из восьми столбцов, в которые, согласно указанным графам, вносятся сведения о выданных предприятием поверенных актов.

Ведением журнала занимается либо сотрудник юридического отдела, либо бухгалтер. Срок хранения данного вида внутренней документации на предприятии составляет 5 лет.

Законодательство не ограничивает время ведения реестра, таким образом, его можно заполнять до окончания страниц.

журнала учета поверенных актов:

  • в первой графе указывается порядковый номер письменного полномочия;
  • дата выдачи;
  • срок действия доверенности;
  • поверенное лицо — паспортные данные сотрудника, а также должность;
  • данные о поставщике, список переданного имущества (если выдаются материальные ценности);
  • роспись получившего поверенный акт;
  • отметка о поручении («выполнено»);

Неиспользованные доверенности требуется списать. Для этого, аннулированный документ зачеркивается в журнале или отмечается другим способом, удобным для регистратора.

Отзыв поверенных актов происходит следующим образом:

  • работодатель обязан оповестить поверенного сотрудника о прекращении полномочий заблаговременно;
  • об аннулировании документа также должны узнать задействованные в рабочем процессе третьи лица (например поставщики);
  • издается приказ об отзыве доверенности;
  • оригинал документа возвращается бухгалтеру (юристу);
  • в журнале учета поверенных актов ставится роспись и отметка об аннулировании.

Письменные полномочия, которые были выданы уволенным сотрудникам, также изымаются при оформлении приказа.

Образец заполнения журнала регистрации доверенностей

Последствия

Реестр, или журнал учета выданных доверенностей, рекомендуется вести в каждой фирме, в которой сотрудники уполномочены от имени компании совершать определенные трудовые действия.

Несмотря на то, что на данный момент законодательством не регламентировано конкретное требование как вести учет, однако, при проверке могут быть выявлены правонарушения.

За несоблюдение закона, на организацию и ответственное лицо возлагается штраф, а также привлечение к административной ответственности, вплоть до лишения лицензии и занятия должности от 2 до 10 лет.

Важно не только вести реестр доверенностей, но также вовремя отозвать документ по утратившим доверие, в том числе уволенным сотрудникам компании.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://itbu.ru/doverennost/oformlenie-zhurnala-registracii-doverennostej.html

Образец заполнения журнала доверенностей

Книга учета выданных доверенностей образец

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!

Журнал учета выданных доверенностей применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки в их получении. При использовании доверенностей по форме М-2 журнал не ведётся.

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Посмотреть как работает Класс365

Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал выданных доверенностей

Журнал учета выданных доверенностей хранится у сотрудника организации, который отвечает за регистрацию доверенностей. Журнал имеет следующие графы:

  • номер доверенности,
  • дата выдачи,
  • срок действия,
  • должность и ФИО лица, которому выдана доверенность,
  • наименование поставщика, у которого получают товары,
  • номер и дата наряда, счёта или извещения,
  • расписка лица, получившего доверенность,
  • отметка о выполнении поручения по доворенности (указывается накладная по которой получены товары у поставщика).
  • Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

    Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы
  • Журнал учета доверенностей

    Журнал учета выданных доверенностей – это документ, в который вносится информация о выданных доверенностей. Скачать бланк журнала учета. а также его заполненный образец можно внизу статьи.

    Каждая выданная доверенность заносится в журнал учета. Доверенность на получение ТМЦ форма М-2а регистрации в журнале не требует, так как имеет отрывной корешок, который подшивается для хранения.

    Записи журнала позволяют понять, кому и когда были выданы доверенности, а также на какой срок.

    Образец заполнения журнала учета выданных доверенностей

    Бланк содержит таблицу с восемью графами:

    1 – номер, указанный на выписанном бланке

    2 – дата, когда документ был выписан

    3 – срок действия (напомним, что по закону на сегодня срок действия может быть указан любым, верхней границы нет, документ без конкретного срока окончания ее действия, имеет силу в течение года)

    4 – должность и ФИО лица, которому выдан бланк доверенности

    5 – поставщик, у которого она будет предъявлена

    6 – номер и дата договора или другого документа

    7 – подпись лица, которому выдан документ

    8 – ставится отметка о том, что доверенное лицо выполнил поручения, указанные в бланке.

    Данный журнал позволяется систематизировать информацию о выданных доверенностей, что является важным принципом грамотного документооборота в организации.

    Скачать бланк журнала учета выданных доверенностей – ссылка .

    Скачать образец журнала учета доверенностей – ссылка .

    Журнал учета выданных доверенностей

    Каждая выданная доверенность на предприятии должна быть зарегистрирована в специальном журнале, который именуется журнал учета выданных доверенностей, бланк и образец заполнения данного журнала можно в конце статьи.

    Не нужно регистрировать доверенности на получение ТМЦ, оформленные с помощью типовой формы М-2а. так как данные бланки имеют отрывной корешок, в котором заполняется вся необходимая информация о том, кому выдан документ, на какой срок и с какой целью. Этот корешок подшивается в специальную папку, вносить сведения о выданном документе в журнал при этом нет необходимости.

    Журнал учета позволяет систематизировать информацию о выданных доверенностей, определить, кому какой бланк был выдан, когда окончится срок его действия.

    Журнал (книга) учета выданных доверенностей на получение (ТМЦ) товарно-материальных ценностей

    Посмотреть образец бланка Скачать бланк

    Доверенности на получение товарно-материальных ценностей выдаются должностным лицам организации.

    Если используется унифицированная форма № М-2, то отрывная часть доверенности выдается работнику, получающему ТМЦ, а корешок с его подписью остается в бухгалтерии организации.

    Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, формируя книгу (журнал).

    Правила заполнения журнала (книги) учета выданных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

    На основании действующей Инструкции Минфина СССР от 14.01.1967 № 17 О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности организации обязаны вести журнал (книгу) учета выданных доверенностей (см. Приложение 1, 2).

    Доверенности по форме № М-2 регистрируются на корешках, которые подшиваются в хронологическом порядке, образуя книгу. В п.

    6 Инструкции отмечено, что в книге доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, все листы должны быть пронумерованы.

    На последнем листе книги за подписью главного (старшего) бухгалтера дается надпись «В настоящей книге пронумеровано ________ листов». Количество листов указывается прописью.

    Предприятия, организации и учреждения, у которых получение ТМЦ по доверенностям носит массовый характер, регистрируют доверенности в заранее пронумерованном и прошитом журнале «Учет выданных доверенностей» (см. Приложение 2.).

    При выписке доверенностей следует обратить внимание, что перечень получаемых товарно-материальных ценностей, который предусмотрен на оборотной стороне доверенности, заполняется только в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не записаны наименования и количества ценностей, которые должны получить.

    Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно-материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.

    Не допускается выдача доверенностей . которые полностью или частично не заполненны или без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны.

    Графы для заполнения Журнала учета выданных доверенностей :

  • номер доверенности
  • дата выдачи
  • срок действия доверенности
  • должность и фамилия лица, которому выдана доверенность
  • поставщик
  • номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения)
  • расписка лица, получившего доверенность
  • номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения.
  • Все графы журнала заполняются в простой последовательности. Стоит обратить внимание на графу 8: на основании п.

    7 Инструкции, которая предписывает лицам, на которых выписана доверенности, не позднее следующего дня после получения ТМЦ (полностью или частично), представить в бухгалтерию организации документы о выполнении поручений и о сдаче этих ТМЦ на склад или соответствующему материально ответственному лицу.

    Это могут быть отгрузочные документы, выданные поставщиком, а также приходные документы, выписанные работником склада. Если доверенности по какой-либо причине были не использованы, то они должны быть возвращены выдавшей их организации на следующий день после истечения срока действия доверенности.

    О возврате неиспользованной доверенности делается отметка в корешке книги доверенностей или в журнале учета выданных доверенностей (в графе «Отметки о выполнении поручений»). Возвращенные доверенности, которые не были использованы, погашаются надписью «не использована» и должны хранится до конца отчетного года у лица, ответственного за их регистрацию.

    По окончании года такие доверенности уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, по которым истек срок действия, новые доверенности не выдаются.

    Ламинирование – это покрытие полиграфической продукции пленкой. Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.

    Мы выполняем односторонную и двухстороннюю ламинацию до формата А1 на специальных устройствах – ламинаторах.

    Основное назначение горячего ламинирования – защита изображения от различных внешних воздействий, к каковым могут относиться пролитый кофе, всевозможные попытки помять, соскоблить, исцарапать изображение, влажная уборка помещений, дождь, снег.

    Но опытные пользователи знают и о другом ценном свойстве ламинации: оно может значительно улучшить качество изображения.

    При использовании глянцевых пленок изображение “проявляется” краски становятся более контрастными и сочными. Благодаря эффекту “проявления” недорогая бумага с ламинированием приобретает вид роскошной фотобумаги.

    Пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью.

    Вы получаете печатную продукцию пронумерованной, прошнурованной и подготовленной для скрепления печатью в соответствии с действующими нормативными документами:

    Печать Вы так же можете заказать у нас, для этого Вам необходимо перейти по ссылке: печать фирмы

    ГОСТ 17914-72 “Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры,

    Источники:class365.ru, blandoc.ru, moiblanki.ru, naar.ru, www.centrmag.ru

    Источник: http://mirshablonov.my1.ru/publ/doverennosti/obrazec_zapolnenija_zhurnala_doverennostej/18-1-0-1652

    Юридичка
    Добавить комментарий